بیشتر ما نویسندگان فنی در مقطعی یا دیگری هستیم ، حتی اگر آن را درک نکنیم.
اگر گزارش های آزمون یا روشهای عملیاتی استاندارد را می نویسید ، ممکن است از برچسب کاملاً خوشحال باشید. اما شما می توانید نقش بسیار متفاوتی داشته باشید و هنوز هم گاهی اوقات نیاز به نوشتن موارد فنی دارید: یک طرح مختصر ، یک کتابچه راهنمای کارمند یا حتی راهنمایی در مورد نحوه استفاده از Photocopier دفتر جدید. اگر سند شما پیچیده است ، و کسی باید بتواند روی آن پیروی کند و عمل کند ، پس نوشتن فنی است.
این واقعیت که بسیاری از مردم درک نمی کنند که آنچه می نویسند فنی است ، ممکن است تا حدی توضیح دهد که چرا بسیاری از این نوع اسناد کم کم می شوند. خوشبختانه ، این کاستی ها فقط در چند دسته قرار می گیرند ، و رفع آنها آسان است. بنابراین بیایید به برخی از متداول ترین مشکلات نویسندگان فنی (و خوانندگان آنها) نگاه کنیم - و نحوه رفع آنها.
1. ساختار کثیف
بسیاری از اسناد فنی خوانندگان را گیج می کنند و در دستیابی به اهداف خود ناکام هستند زیرا آنها به درستی برنامه ریزی نشده بودند. این عدم برنامه ریزی به این معنی است که اسناد ، به ویژه موارد طولانی تر ، در نهایت به صورت غیر منطقی ساخته می شوند. پیدا کردن همه چیز در متن دشوار است ، بخش ها به طور طبیعی از یکدیگر پیروی نمی کنند ، مرجع متقابل یک آشفتگی و غیره است. در بهترین حالت ، این خوانندگان را ناامید می کند. در بدترین حالت ، این سند واقعاً غیرقابل استفاده است.
نحوه رفع آن: قبل از شروع نوشتن اصلاً ، در مورد طرح کلی سند با دقت فکر کنید. ایجاد یک طرح کلی ساده به شما کمک می کند تا آن را به طور مناسب و بهینه ساختار دهید. بنابراین وقتی متن را نوشتید ، اما قبل از انتشار آن ، آن را با دقت بررسی کنید - ترجیحاً توسط یک ویرایشگر یا یک همکار که آن را از نزدیک خوانده است. آنها ممکن است پیشرفت هایی را در ساختار سند پیشنهاد دهند ، به خصوص اگر از آنها بخواهید که این موضوع را در خاطر داشته باشند. ساختار سند تمام شده باید برای خوانندگان مورد نظر خود منطقی و شهودی به نظر برسد.
2. ژارگون بیش از حد
خوانندگان شما چه کسانی هستند، محتوا و سبک متن شما را مشخص می کند. بنابراین مهم است که آنها را در طول فرآیند نوشتن در ذهن داشته باشید. اگر چیزی برای خوانندگان متخصص می نویسید، برخی از اصطلاحات و زبان فنی خوب است. حتی ممکن است ضروری باشد. اگر برای یک مخاطب عام یا افرادی می نویسید که واقعاً در زمینه دیگری تخصص دارند، مراقب باشید - آنچه برای شما آشنا و بدیهی است ممکن است برای آنها چنین نباشد. یکی از مدیران که یک دوره آموزشی فنی-نویسندگی را از Emphasis سفارش داده بود، توضیح داد که چگونه متخصصان مختلف ممکن است «زبان‌های مختلفی صحبت کنند». باید اطمینان حاصل کنید که چیزی در ترجمه گم نمی شود.
چگونه آن را برطرف کنیم: چند لحظه برای شناسایی و تجسم خوانندگان خود وقت بگذارید. سپس در نظر بگیرید که چه سطح و نوع فنی در نوشتن برای آنها مناسب است - و چه چیزی نخواهد بود. آن کلمات اختصاری که به دلیل استفاده هر روزه از زبان شما بیرون می‌آیند – آیا در جای دیگر به خوبی شناخته شده‌اند؟اگر مطمئن نیستید که خوانندگان شما همه اصطلاحات فنی را که قصد استفاده از آن را دارید می‌دانند، بهتر است یک واژه‌نامه یا فهرستی از اختصارات یا هر دو را در ابتدای متن قرار دهید. استراتژی دیگر توضیح این موارد در پرانتز یا پاورقی است که برای اولین بار ظاهر می شوند. اما اگر متوجه شدید که این کار را زیاد انجام می دهید، احتمالاً باید به جای آن یک واژه نامه اضافه کنید.
3. نقطه گذاری ضعیف
همه نویسندگان دانش گذرا از مجموعه اصلی علائم نگارشی دارند. با این حال، تعداد بسیار کمی، خارج از نویسندگان و ویراستاران حرفه ای، درک کاملی از نحوه کار هر یک دارند. استفاده از نقطه و علامت سوال به اندازه کافی بدون دردسر است، اما فراتر از آن مشکلی گسترده برای درست کردن جزئیات وجود دارد. دقیقا چه زمانی کاما مورد نیاز است؟کدام خط تیره به کجا می رود؟چه زمانی باید از خط فاصله استفاده کرد؟در مورد دونقطه و نقطه ویرگول چه خبر است؟
چگونه آن را برطرف کنیم: یک راهنمای خوب و مدرن برای علائم نگارشی پیدا کنید و آن را با دقت بخوانید تا زمانی که درک دقیقی از استفاده و استفاده نادرست از هر علامت داشته باشید. به هر منطقه ای که با آن مشکل دارید توجه ویژه ای داشته باشید. اگر اشتباهات یا مشکلات خاصی به طور مکرر در اسناد شرکت شما ظاهر شد، آنها را در راهنمای سبک خود مطرح کنید (به مورد بعدی زیر مراجعه کنید).
4. ناهماهنگی
نوشتن فنی باید ایده های منسجم و قطارهای فکری را منتقل کند. متأسفانه ، این همیشه اتفاق نمی افتد. و این به ویژه هنگامی که یک سند در طی یک دوره زمانی نوشته شود ، ایجاد شده توسط چندین نویسنده ، یا به روزرسانی به روز شده بدون توجه به سازگاری کلی و خوانایی ، صادق است. این شرایط متداول است و می تواند منجر به ظرافت در سبک ، چیدمان ، لحن ، دیدگاه و غیره شود. به عنوان مثال ، متن ممکن است خوانندگان را به عنوان "شما" در یک پاراگراف و به عنوان "طراحان" در بعدی قرار دهد. ممکن است لحن به طور ناگهانی از گرم و دلپذیر به علمی تغییر یابد. این می تواند ناامید کننده باشد ، اگر کاملاً گیج کننده باشد.
نحوه رفع آن: اگر در یک سند موجود تغییراتی ایجاد می کنید ، از زمینه اطراف آن حس کنید - از جمله مواردی مانند لحن و تنش. سعی کنید تغییرات خود را با این موارد هماهنگ کنید ، به طوری که مواد جدید یکپارچه گنجانیده شوند (یا در صورت لزوم ، به طور مناسب نشانه گذاری شده). پرش در لحن یا تنش حتی راحت تر از خطاهای تایپی و دستوری نادیده گرفته می شود. این حس برای نویسنده (یا نویسندگان) واضح است ، بنابراین آنها متوجه چیزهایی نمی شوند که خواننده را برای خواننده می پوشند. بنابراین این پرش ها باید به طور خاص جستجو شوند.
یک راهنمای سبک شرکت ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که همه نویسندگان شما به آن دسترسی آسان دارند و برای مشورت با آن تشویق می شوند. این باعث شگفتی برای سازگاری اسناد شما ، چه داخلی و چه خارجی می شود. اطمینان حاصل کنید که این راهنما نه تنها موارد واژگان را شامل می شود بلکه مواردی مانند خوانندگان ، تایپوگرافی ، اهداف شرکت و صدای و هویت برند را نیز مورد بررسی قرار می دهد. یک راهنمای سبک یک سند زنده است ، بنابراین سیستمی را برای پیشنهاد و ترکیب اضافی و تجدید نظر در آن ایجاد کنید.
5. انتزاع بیش از حد
افرادی که در یک زمینه رسمی یا نیمه رسمی می نویسند ، اغلب در تلاش هستند تا نثر خود را مناسب و بلند کنند. در نتیجه نوشتن آنها می تواند بسیار انتزاعی و سنگین باشد."دستیابی به عملکرد خوب" ممکن است فانتزی به نظر برسد ، اما در مقایسه با "عملکرد خوب" یک لقمه است ، و واقعاً چشمگیرتر از گزینه ساده زبان نیست. همچنین کمتر واضح استانتزاع مانند این غیر ضروری است و همانطور که جمع می شوند ، نثر شما را ترکیده ، کلامی و خسته کننده برای خواندن می کنند. آنها همچنین می توانند آن را مبهم جلوه دهند: اگر سیستمی را به عنوان "قابلیت پیشرفته" توصیف می کنید ، منظور شما این است که عملکردهای بیشتری دارد یا اینکه بهتر عمل می کند؟
چگونه آن را برطرف کنیم: سعی کنید عبارات انتزاعی و اسمی سنگین را با افعال قوی و مستقیم جایگزین کنید. با این کار نکات شما مختصرتر و قابل فهم تر می شود.«انجام آزمایش‌ها» می‌تواند به «انجام آزمایش‌ها» یا، بهتر از آن، «آزمایش» یا «آزمون» تبدیل شود. مراقب عباراتی مانند اتفاق افتاد، که اغلب به اسم‌های بی‌مورد و افعال مدفون اشاره می‌کنند: «تجزیه و تحلیل ارقام انجام شد» در واقع فقط به معنای «شکل‌ها تجزیه‌وتحلیل شدند.» یک موضوع مرتبط با افزونگی است: «رنگ آبی» به معنای آبی است."محکم در طبیعت" به معنای "مقاوم" و غیره است.
6. مقدمات نامشخص
مقدم کلمه، عبارت یا عبارتی است که با کلمه دیگری به آن اشاره می‌شود، که معمولاً ضمیری مانند آن، آنها یا who است. به عنوان مثال، در "مشاهده نتایج و افزودن آنها به یک کاربرگ"، نتایج مقدمه این موارد است. ابهام زمانی می تواند رخ دهد که بیش از یک مقدمه احتمالی وجود داشته باشد. موارد زیر را در نظر بگیرید: "کارآموزان باید برنامه های خود را در دفترچه های ارائه شده و سپس در تقویم گروه علامت گذاری کنند. مدیر مسئول آنهاست.» هر کسی که این را نوشته می‌دانست که مدیر مسئول چه چیزی است، اما خوانندگان ممکن است به طور منطقی تعجب کنند که آیا آنها به کارآموزان، برنامه‌ها، دفترچه‌ها یا تقویم‌ها اشاره کرده‌اند.
چگونه آن را برطرف کنیم: این یک نقطه کور رایج برای نویسندگان است و نشان می دهد که چرا ما بدترین ویراستاران خود هستیم. وقتی متن را مرور می کنیم، فقط منظور خود را می بینیم - پتانسیل عدم قطعیت را از دست می دهیم. در صورت امکان از شخص دیگری بخواهید به متن نگاه کند، زیرا یک جفت چشم تازه به احتمال زیاد متوجه مشکلاتی مانند این می شود. بهتر است فردی را انتخاب کنید که آشنایی کمتری با آنچه توضیح داده می شود، داشته باشد، زیرا کمتر در معرض خطر افتادن در دام آشنایی بیش از حد است.
7. ارائه متراکم
نوشتن فنی می تواند بسیار ... فنی باشد. ناگزیر اینطور است. استفاده از زبان ساده تا آنجا که ممکن است به شما کمک خواهد کرد، اگرچه احتمالاً هنوز جوایزی را برای ادبیات نخواهید گرفت. اما حتی با در نظر گرفتن محدودیت‌های سبکی، نوشتن فنی می‌تواند از طریق ارائه ضعیف بسیار بدتر شود. برای مثال، تکه‌های طولانی و شکسته‌نشده از متن، از نظر بصری بی‌معنا هستند و دنبال کردن آنها سخت است. آنها می توانند مغز خواننده را به دلیل تلاش محض و ناامیدی خاموش کنند. رواج اصطلاحات و مفاهیم پیچیده بارهای شناختی بیشتری را اضافه می کند و همه اینها اضافه می شود.
نحوه رفع آن: روشهای مختلفی برای مقابله با مسئله ارائه متراکم وجود دارد. کلمات کوتاه ، جملات و پاراگراف ها به طور کلی ارجح هستند ، اگرچه هیچ تضمینی برای شفافیت ندارند - مهمتر از آن است که از مناسب ترین کلمات به بهترین شکل ممکن استفاده کنید. برخی از معابر را می توان با نقاط گلوله شکسته کرد ، که باعث می شود هضم آنها به مراتب آسان تر شود. گلوله ها همچنین به شما امکان می دهند دستور زبان را ساده کنید ، زیرا آنها نیازی به جملات کامل ندارند.
موازی سازی می تواند فضل ، لهستانی و وضوح را قرض دهد و اگر می خواهید نوشتن خود را بهبود بخشید ، یک وسیله دستوری است که ارزش توجه و تمرین دارد. این می تواند اشکال مختلفی داشته باشد ، اما در اصل به معنای استفاده از ساختارهای گرامری در کلمات ، عبارات یا بندهایی است که باید به صورت موازی کار کنند.
به عنوان مثال ، جمله را در نظر بگیرید: برای صبحانه ما تخم مرغ را دوست داریم و بیکن را کباب می کنیم. در اینجا ، تخم مرغ یک اسم است اما برای کباب کردن یک فعل است. بهتر است بنویسید: برای صبحانه ما تخم مرغ و بیکن را دوست داریم ، یا: برای صبحانه دوست داریم تخم مرغ و بیکن را سرخ کنیم.
طبیعی است که با نوشتن فنی مبارزه کنید ، به خصوص اگر فقط هر از گاهی این کار را انجام دهید. تولید چیزی که بدون زحمت می خواند یک چالش است. اما فکر کردن در مورد و استفاده از این هفت نکته ساده ، به نفع تجربه نوشتن شما خواهد بود.
مهمتر از همه ، این همه چیز را برای خوانندگان شما کاملاً واضح تر - و زندگی بسیار آسان تر می کند.
آیا علاقه مند به بهبود مهارت های نوشتن فنی خود هستید؟ما می توانیم شما (یا تیم شما) را در آن آموزش دهیم.
